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La complicité avec mes prestataires

La complicité avec mes prestataires


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La complicité avec mes prestataires

Depuis 10 ans que je travaille dans le secteur de l’événementiel et notamment dans l’organisation de mariage, le choix des prestataires n’a plus de secret pour moi.
La réussite de votre mariage va dépendre du choix de vos prestataires. Si vous vous entourez des meilleurs, alors le plus beau jour de votre vie sera à la hauteur de ce que vous aviez imaginé.

Où trouver les bons prestataires ?


1- Vous les avez déjà rencontrés :
Qui n’a pas assisté à un mariage ou une fête familiale ? Vous avez forcément rencontré le photographe et vu les photos des mariés pour le mariage auquel vous avez assisté.
Vous avez goûté le menu du mariage de votre meilleur(e) ami(e) ou de votre cousine et du fait vous souhaitez le même traiteur pour votre mariage. Alors n’hésitez pas contactez celui que vous connaissez.

2- Le bouche à oreille :
Demandez autour de vous, auprès de proches qui auraient déjà organisé des festivités. Vous pouvez demander au lieu que vous avez réservé, les propriétaires se feront une joie de vous communiquer les coordonnées des prestataires avec qui ils ont déjà travaillé. Cela est doublement intéressant puisqu’un prestataire qui a déjà travaillé pour le lieu sera opérationnel de suite (ce qui n’enlève pas le fait de réaliser un repérage avec eux).

3- Sur les salons :
C’est un bon moyen pour trouver un prestataire, car vous avez tout de suite un aperçu de ce qu’ils font devant vous. Attention cela ne veut pas dire qu’ils sont bons. Lorsque vous visitez un salon, vous avez un dialogue avec le patron de la société ou l’un des employés. C’est plus rassurant dans un premier temps. Vous pouvez leur poser des questions ou obtenir des réponses de suite. Renseignez-vous sur leur prestation. Cependant, ils prendront tous les renseignements au sujet de votre mariage et vous renverront un devis après les salons. La décoration de leur stand donne aussi une image de celui-ci. Si vous aimez leur style, c’est déjà un bon point. S’il s’agit d’une fleuriste, vous pourrez voir ses compositions, vous pourrez certainement goûter des mets, des gâteaux pour faire votre choix quant aux traiteurs. S’il s’agit d’un groupe de musique, d’ambler, vous pourrez écouter leur prestation, car souvent, ils prévoient des passages sur le salon pour se produire en live.
Prenez leurs brochures, leurs cartes de visite et lorsque vous rentrerez à la maison, vous pourrez tranquillement aller sur leurs sites internet. Vous referez une sélection à tête reposée. 

4- Sur internet :
Les moteurs de recherche vous facilitent votre quête. Il vous suffit de demander le prestataire que vous cherché dans la région où vous vous mariez et hop vous avez tout une liste qui s’affiche. Attention, un très beau site internet n’est pas un gage de qualité. Bien vérifier que le fournisseur détient un k-bis. Lorsqu’il n’y a pas de coordonnées téléphonique, un petit conseil, passez votre chemin ! Sur les sites internet, vous avez une page réservée pour demander un devis. Pour ma part, tous les prestataires qui ne répondent pas très rapidement, je ne les sélectionne pas. Les avis des clients avec photos à l’appui peuvent vous guider à choisir votre prestataire.

 

Dans quel ordre ? 


Par quel prestataire devez-vous commencer vos recherches ? 
Je vous conseille de chercher d’abord le lieu de votre réception. Bien souvent les salles, les châteaux, etc.… sont loués deux ans à l’avance. Si vous avez flashé pour le lieu de vos rêves, faites-le de suite. Certains propriétaires vont garder une option sur la réservation, mais pas pendant des mois. Tous les autres prestataires vont découler de ce lieu. Et oui à chaque fois que vous allez vouloir choisir un photographe, un traiteur, ils vont vous demander où va se dérouler votre mariage. Ils ont besoin de se projeter d’un point de vue technique s’il s’agit du DJ par exemple. De connaître les distances pour se rendre à votre mariage. 

S’y prendre à l’avance
Dès que vous avez trouvé la perle rare, n’hésitez pas à confirmer la réservation. Les agendas des meilleurs se remplissent à vitesse grands v. Plus les prestataires sont professionnels et plus ils seront réservés à l’avance. Alors ne tardez pas ! 
Si vous vous mariez hors saison, vous aurez un peu plus de chance pour réserver vos prestations. 

Demander plusieurs devis
Avant de demander plusieurs devis, faites déjà une sélection en menant une enquête sur le professionnalisme des sociétés que vous allez choisir. Pour sélectionner un prestataire, le fait de demander plusieurs devis peut vous aider dans votre choix. Cela va vous permettre de comparer les différentes offres qui illumineront votre mariage. 
Il faut vous assurer que le devis soit établi en bonne et due forme. Lorsque vous vous êtes lancés dans l’aventure du mariage, vous aviez probablement fixé un budget. En faisant jouer la concurrence, vous allez pouvoir réaliser vos rêves et trouver le prestataire qui rentre dans vos dépenses. Cependant, un tarif intéressant ne veut pas dire que votre prestataire remplira toutes les cases pour être le number One.

Comment les choisir ?
Une fois que vous avez reçu les devis, il faudra bien les comparer et les étudier.
Posez-vous la question, si hormis le devis, vous avez déjà eu un premier contact téléphonique avec lui ou un mail. La première impression nous aide souvent dans nos choix. 
Le but étant de détecter tout ce qui pourrait être problématique et ne pas vous donner le résultat attendu. Pour résumer, si votre prestataire n’assure pas, votre mariage pourra être catastrophique. Voici tous les critères à prendre en compte pour identifier les potentielles failles d’un prestataire
• Produit ou service qui répondent globalement à vos rêves
• Prix acceptables
• Certifications qualité
• Capacités logistiques (mode de livraison, quantité d’approvisionnement possible...)
• Capacités d’adaptation à une modification
• Réputation dans le secteur
• Son mode de veille réglementaire

Un contrat et des factures à l’appui :
Demander à rédiger un contrat où tout sera écrit noir sur blanc. Ce contrat devra être accompagné de ses conditions générales de vente. Surtout en ce moment avec le Covid, vous devez vous renseigner sur les conditions de report et/ou d’annulation du mariage.
À la suite de ce contrat, vous pouvez lui exiger une facture des prestations commandées.
Ce qu’il y a d’important, votre prestataire doit être déclaré. Vous ne pouvez pas vous permettre de choisir un prestataire qui vous plantera une semaine avant les festivités.

Les pièges à éviter pour 3 types de fournisseurs que j’ai choisis : 


1- Votre salle de réception : 
Lorsque vous choisissez votre salle, le coup de cœur doit opérer, c’est sûr. Mais votre contrat de location doit être en béton. Les propriétaires sérieux doivent vous expliquer tout en détail. Vérifiez les jours et heures de location pour prévoir votre installation et la décoration de la salle avant le mariage. 
Informez-vous sur les règles d’hygiène. (Évacuation des poubelles, le ménage après le mariage...)
Assurez-vous de l’heure de fin de la location. Des heures supplémentaires seront facturées ? Demander si les prestataires sont imposés ? Avez-vous accès à tous les espaces ?
Est-ce que le lieu est bien privatisé pour votre mariage uniquement ?

2- Votre traiteur
Le choix du traiteur fait partie des prestataires qui demande une attention particulière. Vous n’avez pas envie de voir votre pièce montée s’écrouler au moment du dessert ou servir une viande trop cuite. Le but à atteindre est de rendre les assiettes vides en cuisine. Pour le plaisir de vos papilles et celles de vos invités, le traiteur devra vous faire goûter ses plats avant votre mariage. La plupart des traiteurs publient une carte pré définie suivant les saisons, mais ils peuvent bien évidemment s’adapter à d’autres plats si ceux de leur carte ne vous conviennent pas. Ils prennent en charge le cocktail puis votre dîner. Certains s’occupent de tout, ils pratiquent le clef en main. Il prévoit la location de la vaisselle, des nappes et serviettes, etc.

3- Votre photographe :
Il faut savoir que les photos de votre mariage, ce sera le seul et unique souvenir que vous aurez de votre mariage des années après. Alors s’il vous plaît, ne négligez pas le choix de ce prestataire. Internet regorge d’exemples de photographe qui ont oublié de mettre leur carte mémoire dans l’appareil ou ont manqué la scène que vous attendiez tant.
Faites une séance de couple avant votre mariage pour le connaître un peu mieux. Une chose est sure, vous devez vous sentir en confiance avec lui, car il va vous suivre dans la plus grande discrétion le jour J. Alors, le feeling va être important pour le choix du photographe.

Si vous vous sentez le courage de mener l’aventure vous-même pour organiser votre mariage et trouver le prestataire idéal alors écoutez bien mes conseils. Sinon faites appel à mes services. Je vais vous confier comment j’ai créé, au fil des années une famille de prestataires.

Les prestataires d’une wedding planner : mon réseau

Les prestataires de mon réseau sont tous des passionnés de leur métier. Ils réalisent tous des prestations sur-mesure en fonction de vos goûts et votre budget.

Pourquoi ?
Mon métier de wedding planner doit répondre à un large panel de qualité, mais le choix des prestataires est l’une de ses tâches les plus importantes de mon travail. Ce job merveilleux est un métier de services qui permet de réunir tous les prestataires dont vous avez besoin pour votre mariage. Vous rêvez d’un mariage exceptionnel, je me dois de vous concocter un mariage comme vous l’aviez imaginé, et même plus. Si je choisis des prestataires incompétents, il en va de ma réputation. Je ne peux à aucun moment me permettre une fausse note.

Les prestataires me ressemblent.
Lorsque j’organise un mariage, je suis le chef d’orchestre de l’événement. Je sollicite tous les prestataires dont j’ai besoin pour votre journée féerique. 
J’ai pris pour habitude et je suis comme çà dans la vie, de travailler avec le sourire, la bonne humeur et la positive attitude. Les prestataires avec qui je travaille depuis de nombreuses années me ressemblent. D’ailleurs cette :-) fait partie des critères de sélection pour les nouveaux avec qui je vais travailler. 
Je leur demande bien sûr d’être professionnel et rigoureux à tout point de vue. Lorsque j’organise un mariage, les rendez-vous se passent entre les trois parties : les mariés, le prestataire et moi-même. Il y a forcément des rendez-vous de repérage sur les lieux même si le prestataire connaît déjà votre salle de mariage.

Créer une Famille, une complicité
Mon obsession avec mes prestataires s’est de créer une complicité pendant les préparatifs et le jour J de votre mariage. Je mets un point d’honneur à faire en sort que tout soit fluide et coule de source pour ne faire qu’un le jour de votre mariage. 
Et puis je dois m’entourer des meilleurs si j’ai un imprévu de dernière minute, il faut que je compte sur mes prestataires préférés pour réagir tout de suite.
               


J’espère que cet article vous aura donné toute satisfaction pour avancer dans l’organisation de votre mariage.
N’hésitez pas à mon contacter si vous souhaitez organiser vous-même votre mariage, mais vous êtes un peu perdu dans l’organisation. Je réalise des coachings personnels pour vous guider vers le plus beau jour de votre vie.

À très vite pour le prochain article !
Portez-vous bien.